Audyt komunikacji wewnętrznej w 8 krokach
Praca zdalna lub hybrydowa – to rzeczywistość wielu firm. Zespoły są nadal rozproszone, a bezpośrednia komunikacja ograniczona do minimum. Komunikacja wewnętrzna w organizacjach się zmieniła – ma inne wyzwania i kanały. Dlatego warto zastanowić się, czy zbadanie jej jakości właśnie teraz nie jest dobrą strategią. Pomocny będzie audyt komunikacji wewnętrznej.
Czym jest audyt komunikacji wewnętrznej?
Audyt komunikacji wewnętrznej ma na celu ocenę jakości komunikacji wewnętrznej, wyłonienie jej mocnych i słabych stron. Jego efektem powinny być rekomendacje dalszych działań komunikacyjnych lub program naprawczy wzmacniający dobre praktyki. Omówmy pokrótce wszystkie kroki audytu komunikacji!
Krok 1. Cel audytu
Jeśli za cel audytu uznasz poprawę komunikacji wewnętrznej, może się okazać, że koniec końców ten cel nie zostanie osiągnięty. Dlaczego? Nie możemy go zmierzyć i może być różnie rozumiany. Dla niektórych poprawa komunikacji to wzrost CTR newslettera o 10%, dla innych stworzenie i zaaplikowanie procedur komunikacyjnych w całej firmie.
Dlatego przy ustalaniu celu pomocna okaże się metoda S.M.A.R.T. Według tej koncepcji, każdy cel powinien być:
- Specific – skonkretyzowany, czyli jak najbardziej jednoznaczny, niepozostawiający szerokiego pola do swobodnej interpretacji.
- Measurable – mierzalny, czyli taki, do którego jesteśmy w stanie dobrać dające się policzyć jednostki jakości.
- Achievable – osiągalny, możliwy do osiągnięcia w konkretnym przedziale czasowym.
- Relevant – istotny, wynikający z konkretnego zapotrzebowania i dążący do określonego rozwiązania.
- Time-bound – ujęty w ramy czasowe, w których ma zostać zrealizowany.
Przykład celu S.M.A.R.T.: wzrost zaangażowania pracowników w komunikację wewnętrzną o 10% do końca 2022.
S – mierzymy jeden typ komunikacji.
M – ustalamy liczbowy cel; zaangażowanie będziemy liczyć średnią ważoną kliknięć w materiały wewnętrzne np. ilość otwarć newslettera.
A – w tym przypadku mocno sprzężony z T; jest to osiągalny wzrost do uzyskania w wyznaczonym wyżej czasie.
R – wynikający z bolączki, jaką jest brak zaangażowania pracowników w życie firmy, skutkujący brakiem utożsamienia się z firmą.
T – termin jest jasno określony.
Krok 2. Poprawa komunikacji
Nie będziemy pytać, kto komunikuje się w Twojej firmie, bo znamy odpowiedź – wszyscy. Jak jednak tych “wszystkich” podzielić na grupy? Czyja komunikacja ma największe znaczenie – z punktu widzenia EB, jak i biznesu? Jak jest z wiadomością zwrotną?
Zacznij od podziału stanowiskowego. Mocno wyklaruje on Twoje grupy komunikacyjne. W ich ramach możesz dokonywać też kolejnych podziałów (byle nie za wielu). Podczas tej wstępnej analizy najprawdopodobniej dojdziesz również do tego, która z tych grup może dostarczyć Ci wartościowego materiału źródłowego (insightów). Albo zaangażować się w audyt komunikacji wewnętrznej organizacyjnie lub wizerunkowo (ambasadorzy).
Krok 3. Desk research
Przejrzyj różnorodne materiały komunikacyjne, które dotychczas pojawiały się w Twojej firmie. Nie skupiaj się na jednym nadawcy i jednym narzędziu komunikacyjnym. Bardziej niż ilość, liczy się różnorodność. Do wyciągnięcia wniosków może Ci posłużyć np. analiza SWOT. Więcej o narzędziach EB, na które warto zwrócić uwagę podczas audytu komunikacji wewnętrznej, znajdziesz tutaj.
Krok 4. Badania ilościowe
W zależności od budżetu, wielkości i dojrzałości organizacji możesz je realizować na różne sposoby. Najczęściej jednak wykorzystuje się ankiety, które można różnicować na poziomie stanowiska, jakie zajmują respondenci. Pamiętaj, że zwłaszcza wśród szeregowych pracowników, taka ankieta może być uznana za „rozpraszacz”. Powinna więc być poprzedzona kampanią komunikacyjną pokazującą płynące z niej korzyści. Po drugie, ogranicz długość ankiety oraz liczbę pytań otwartych, tak by była jak najprostsza do wypełnienia.
Krok 5. Badania jakościowe
Na tym etapie na pewno masz większy ogląd w potrzeby i bolączki komunikacyjne w firmie. Wytypuj teraz kilka osób i porozmawiaj z nimi o tym, jak odbierają jakość komunikacji w organizacji. W zależności od zasobów, możesz przeprowadzić wywiady pogłębione (najbardziej wymierne) lub zwykłe rozmowy nakierowane na wyciągnięcie wartościowego feedbacku.
Krok 6. Analiza i wnioski
Gdy już dysponujesz całkiem sporym materiałem, pora na jego analizę. Przeprowadź ją w kontekście celu, który ustaliłeś na początku. Jeśli otrzymasz wartościowe dane dotyczące innych obszarów, to świetnie, ale zostaw je sobie na później. Analiza wyników audytu i stworzenie planu działania będą od Ciebie wymagać wysiłku oraz obiektywizmu. W końcu sam też jesteś jednym z odbiorców i/lub nadawców komunikacji! Dlatego nie zniechęcaj się, ale pomyśl, czy nie możesz poprosić o pomoc kogoś z zewnątrz. Kogoś, kto jest gotowy zagłębić się w sytuację w firmie i wciąż pozostać bezstronnym.
Krok 7. Plan działania
Na podstawie analizy opracuj plan działania, który pomoże Ci zrealizować cel ustalony na początku. Plan, tak samo jak cel, powinien być jak najbardziej S.M.A.R.T. i mocno skup się na “A” (achievable). Wszystko to po to, by audyt, na który poświęciłeś tyle energii, mógł zadziałać w praktyce.
Krok 8. Wdrożenie planu działania
Na tym etapie trzymasz w ręku raport z audytu komunikacji wewnętrznej w firmie. Pora na jego wdrożenie! Od czego zacząć? Która strategia jest lepsza: rozpocząć od najprostszego czy od kluczowego? Na to pytanie musisz sobie odpowiedzieć w kontekście bieżących potrzeb komunikacyjnych swojej firmy oraz tego, kto będzie te zmiany wdrażać. Mamy jednak uniwersalną radę – rób to stopniowo. Walka z przyzwyczajeniami nie jest łatwa, ale jakie ma efekty!
Audyt komunikacji wewnętrznej: powtórz, ale…
… zacznij od bieżącego celu. Zbadaj zmiany po implementacji planu, a więc skup się na krokach 4. i 5. (badania ilościowe i jakościowe). Jest dobrze? Gratulujemy!
Teraz czas na nowy cel. Bo komunikacja wewnętrzna to dynamiczny proces.
Mamy nadzieję, że nasze wskazówki okażą się dla Ciebie pomocne. Jeśli czujesz, że audyt komunikacji wewnętrznej w Twojej firmie to must have, ale potrzebujesz wsparcia w tym zakresie, napisz do nas. Chętnie odpowiemy na wszystkie Twoje pytania i razem przygotujemy strategię skrojoną na miarę.
Chcesz wiedzieć od czego zacząć? Jak określić grupę docelową i pisać językiem korzyści? Zostaw swój e-mail, a dostaniesz od nas świeże „Kompendium Wiedzy marketingu rekrutacyjnego – jak robić to dobrze”.
