Jak zaprojektować Intranet SharePoint dla efektywnej komunikacji?

Intranet Sharepoint zapewnia m.in.:

• Efektywne zarządzanie dokumentami i szybki dostęp do kluczowych zasobów.
• Automatyzację procesów komunikacji i HR (np. urlopy, onboarding).
• Aktualizację ogłoszeń i wsparcie w szkoleniach, wydarzeniach.
• Intuicyjną nawigację i personalizację treści.
• Pełną integrację z Microsoft 365 i innymi narzędziami.

Pierwszym krokiem w tworzeniu intranetu jest zaplanowanie jego zawartości. Zastanów się, jakie informacje i zasoby powinny być łatwo dostępne, aby realnie usprawnić codzienną pracę zespołów. Przeanalizuj, z jakich dokumentów i narzędzi pracownicy korzystają najczęściej oraz jakie procesy można zautomatyzować.

Intranet SharePoint wspiera komunikację w organizacji, gdy jego funkcjonalność jest ściśle powiązana z celami biznesowymi. Określisz je, odpowiadając sobie na pytania:

• Czy intranet ma pełnić funkcję centralnego hubu informacyjnego?
• Jakie procesy komunikacyjne powinien usprawniać?
• Jakie grupy użytkowników będą z niego korzystać i jakie mają potrzeby?

Intranet może zostać zaprojektowany jako:

• Oficjalne centrum informacyjne – publikowanie ogłoszeń, aktualności oraz kluczowych informacji organizacyjnych.
• Przestrzeń do współpracy – umożliwiająca wymianę wiedzy i usprawnienie pracy zespołowej.
• Portal HR – zapewniający dostęp do polityk firmowych, dokumentów oraz narzędzi wspierających procesy kadrowe.
• Platforma wspierająca kulturę organizacyjną – miejsce do promowania inicjatyw wewnętrznych i integracji pracowników.

Jeśli Intranet SharePoint ma pełnić funkcję otwartej przestrzeni informacyjnej, gdzie treści będą zarządzane przez dział komunikacji lub inne zespoły, najlepszym rozwiązaniem będzie witryna komunikacyjna. Jest to dedykowany typ witryny w SharePoint, który umożliwia efektywne zarządzanie treściami, takimi jak ogłoszenia, dokumenty czy wydarzenia firmowe.

Jednym z kluczowych aspektów skutecznego intranetu jest jego struktura. Aby ułatwić użytkownikom poruszanie się po platformie, warto wdrożyć następujące rozwiązania:

• Hierarchia treści dopasowana do potrzeb organizacji – podział na sekcje tematyczne, np. Aktualności, Dokumenty, Projekty, HR.
• Intuicyjna nawigacja – logicznie uporządkowane menu, które umożliwia szybki dostęp do najczęściej wykorzystywanych zasobów.
• Personalizacja treści – dostosowanie widoku dla różnych grup użytkowników (np. pracownicy działu HR, menedżerowie, nowi pracownicy).
• Skróty do kluczowych funkcji – sekcja „Szybkie linki” zapewniająca natychmiastowy dostęp do najważniejszych dokumentów i narzędzi.

Dzięki przemyślanej strukturze użytkownicy z łatwością odnajdą potrzebne informacje, co przełoży się na wzrost efektywności operacyjnej.

Projektowanie intranetu powinno uwzględniać nie tylko funkcjonalność, ale także wygodę użytkownika oraz zgodność z identyfikacją wizualną organizacji. Kluczowe elementy to:

• Responsywny interfejs – umożliwiający wygodne korzystanie z intranetu zarówno na komputerach, jak i urządzeniach mobilnych.
• Czytelność i kontrast – odpowiedni dobór kolorów, fontów oraz układu treści zwiększa komfort użytkowania.
• Dostosowanie do standardów WCAG – zapewniające dostępność dla wszystkich pracowników, niezależnie od ograniczeń technologicznych czy indywidualnych potrzeb.

Więcej o planowaniu inteligentnego intranetu przeczytasz >>TUTAJ<<

Treści publikowane w intranecie powinny być przejrzyste, łatwe do odszukania i angażujące. W SharePoint masz do dyspozycji szereg narzędzi, które pomagają w ich efektywnej organizacji i prezentacji.

Podstawą każdej witryny są strony, które można wzbogacić o tzw. składniki Web Part. Dzięki nim z łatwością dodasz teksty, obrazy, wideo i inne dynamiczne elementy, co zwiększy czytelność i atrakcyjność treści. W ramach dostępnych Web Partów znajdują się m.in.:

• Biblioteka dokumentów – idealna do przechowywania i zarządzania procedurami, regulaminami czy materiałami szkoleniowymi.
• Plik i multimedia – do wyświetlania zawartości dokumentów bez konieczności ich pobierania. Sprawdzi się np. przy publikacji oficjalnych polityk firmowych.
• Moduł Wiadomości – umożliwia publikowanie aktualności i ogłoszeń dostępnych na stronie startowej intranetu, w aplikacji Teams czy na urządzeniach mobilnych.
• Web Part Zdarzenia – pozwala planować i promować nadchodzące spotkania, szkolenia oraz firmowe inicjatywy w czytelnej formie kalendarza.
• Web Part Tekst – przeznaczony do prezentowania opisów firmowych, struktur organizacyjnych i innych istotnych informacji.
• Osoby i Schemat organizacyjny – wizualizuje strukturę firmy i ułatwia odnalezienie kontaktów do kluczowych pracowników.
• Sekcja zwijalna – doskonała do tworzenia FAQ, w którym pytania i odpowiedzi są intuicyjnie zorganizowane.

W SharePoint możesz projektować profesjonalne newslettery firmowe, które umożliwiają efektywne przekazywanie istotnych informacji pracownikom np. o zmianach w organizacji lub wydarzeniach. Dzięki wbudowanym komponentom, takim jak body text, buttony CTA, grafiki, slidery, treści multimedialne, masz pełną kontrolę nad formatem i atrakcyjnością komunikatów. Dodatkowo możesz dostosować layout do identyfikacji wizualnej firmy, zapewniając spójność przekazu.

Po zbudowaniu newslettera możesz skorzystać z funkcji masowej wysyłki do wybranych grup pracowników z poziomu SharePointa. Linki prowadzące do dedykowanej podstrony w intranecie pozwalają na centralizację treści i analizę statystyk otwarć. Dzięki temu firma może mierzyć skuteczność poszczególnych treści i optymalizować przyszłe wydania pod kątem zainteresowania pracowników.

Korzyści:

• Brak konieczności zakupu dedykowanych narzędzi do kampanii e-mail.
• Automatyzacja procesu komunikacji – mniej ręcznej pracy.
• Możliwość segmentacji treści – wysyłka do wybranych grup pracowników.
• Wbudowana analityka skuteczności.
• Wzrost zaangażowania pracowników w życie firmy.
• Większa efektywność zespołów poprzez szybki dostęp do kluczowych informacji.
• Większa retencja talentów dzięki transparentności i lepszej kulturze organizacyjnej.

Dzięki SharePoint możesz także łatwo tworzyć dedykowane landing page dla kluczowych wydarzeń firmowych, kampanii employer brandingowych czy wewnętrznych inicjatyw HR. Intuicyjne narzędzia edycji umożliwiają osadzanie różnorodnych elementów:

• Agenda – dynamiczne sekcje pozwalające na prezentację harmonogramu w przyjazny i czytelny sposób.
• Formularze rejestracyjne – integracja z Microsoft Forms dla łatwego zbierania zgłoszeń.
• Elementy interaktywne – liczniki odliczające czas do rozpoczęcia wydarzenia, FAQ czy materiały wideo.

A to nie wszystko. Dzięki modułowi komentarzy i interakcji pracownicy mogą zadawać pytania przed wydarzeniem i angażować się w dyskusję, co przekłada się na lepsze doświadczenia uczestników i wyższą frekwencję.

Korzyści:

• Możliwość zbierania feedbacku i analizowania zaangażowania.
• Zmniejszenie liczby zapytań do organizatorów – centralizacja informacji.
• Zwiększenie frekwencji na wydarzeniach.
• Wsparcie w promocji działań employer brandingowych.
• Usprawnienie przepływu informacji – mniej chaosu, większa skuteczność.

SharePoint pozwala na budowanie dedykowanych podstron dla działów i zespołów, które stanowią firmowy katalog wiedzy o strukturze organizacji. Każda sekcja może zawierać:

• Profil zespołu – misja, kluczowe zadania i obszary odpowiedzialności.
• Lista członków z pełnym zakresem kompetencji – ułatwia znalezienie eksperta w danym temacie.
• Opcja szybkiego kontaktu – integracja z Microsoft Teams i Outlookiem, umożliwiająca natychmiastowe nawiązania kontaktu.

W ramach wbudowanych funkcjonalności, możesz także dodać katalog dokumentów z najczęściej używanymi materiałami, procedurami, prezentacjami czy FAQ. Dzięki temu SharePoint staje się centralnym punktem dostępu do wiedzy oraz usprawnia onboarding pracowników, eliminując konieczność wielokrotnego wysyłania tych samych informacji.

Korzyści:

• Ułatwienie onboardingu.
• Zmniejszenie liczby zapytań do niewłaściwych zespołów.
• Zmniejszenie blokad komunikacyjnych między działami.
• Przejrzystość struktur w organizacji.
• Lepsze wykorzystanie wiedzy i kompetencji pracowników.
• Skrócenie czasu wdrażania nowych osób do zespołu.

Dobrze zaprojektowany Intranet SharePoint to narzędzie do przechowywania informacji, ale przede wszystkim strategiczna platforma wspierająca komunikację oraz współpracę i zaangażowanie pracowników.

Chcesz stworzyć intranet, który realnie podniesie efektywność komunikacji w Twojej organizacji? Chętnie pomożemy Ci zaprojektować i wdrożyć rozwiązanie dopasowane do potrzeb Twojego zespołu! >>Zerknij, jak wsparliśmy innych naszych Partnerów<<

>>Skontaktuj się z nami<< i zbuduj intranet, który ROBI RÓŻNICĘ!