Komunikacja zmiany w firmie: o czym pamiętać?
Komunikacja zmiany w firmie nie należy do najłatwiejszych zadań. Wręcz przeciwnie, wiąże się z wieloma wyzwaniami. Czy można zatem przejść przez ten proces tak, by zakończył się sukcesem? Oczywiście! Wystarczy pamiętać o kilku zasadach.
Komunikacja zmiany w firmie: jak ją odbierają pracownicy?
Zastanówmy się, dlaczego właściwie przejście przez proces zmiany niesie ze sobą tyle trudności. Główną przyczyną jest samo sedno zmiany, czyli przejście od dobrze znanej rzeczywistości do czegoś, co jest nam zupełnie obce. Wiąże się to z utratą poczucia bezpieczeństwa.
Kojarzysz to uczucie, kiedy zasiadasz na fotelu fryzjerskim i w żołądku czujesz ścisk? Zmiana fryzury to niby nic wielkiego. Wiemy, czego oczekujemy i jak chcemy wyglądać. Z jednej strony jesteśmy podekscytowani nadchodzącą metamorfozą, ale z drugiej, pojawia się niepewność. Zastanawiamy się, czy na pewno nasze oczekiwania zostaną spełnione i wszystko będzie tak, jak się tego spodziewamy.
Nawet pozytywne zmiany wywołują w nas odczucia, takie jak niepewność, lęk, a nawet niechęć. Każda zmiana, nawet ta pozytywna, zmusza nas do opuszczenia strefy komfortu. Nie ma się co zatem dziwić, że pracownicy podchodzą z dużą dozą dystansu, nierzadko nawet z niechęcią, do zmian wprowadzanych w organizacji, w której są zatrudnieni.
Jak prawidłowo komunikować zmianę?
Jak wynika z Ogólnopolskiego Badania Zarządzania Zmianą, tylko 29% wszystkich zmian zakończona jest sukcesem. Ponadto, tylko 64% zmian miało przygotowany wcześniej plan komunikacji.
Badanie przeprowadzone przez Project Management Institute pokazuje z kolei, że projekty, w których komunikacja prowadzona była skutecznie, osiągają swoje cele w 80% przypadków.
Efektywna komunikacja zmiany nie dzieje się przypadkowo. Przekazywanie faktów i danych liczbowych, aby zracjonalizować powody zmiany, prowadzi jedynie do złudzenia, że komunikacja miała miejsce. Kluczem do sukcesu jest opracowanie szczegółowej strategii komunikacji. Pozwala to na dobre przygotowanie organizacji do zmiany oraz zwiększa zaangażowanie pracowników względem tego, co wkrótce nastąpi.
Jak prawidłowo komunikować zmianę?
Wprowadzanie każdej zmiany w firmie, niezależnie od tego czy jest to zmiana strukturalna czy technologiczna, musi być opatrzone odpowiednią komunikacją. Wymaga to uruchomienia zarządzania miękkiego. Żeby komunikacja zmiany w firmie była efektywna, powinna obejmować cztery najważniejsze elementy:
- Konieczne jest dokładne określenie podstaw oraz przyczyn zmiany. Oprócz podstawowych i z pozoru oczywistych dla wszystkich powodów, takich jak to, że zmiana ułatwi pracę, warto wskazać konkretne podstawy biznesowe.
- Poza pozytywnymi skutkami wprowadzenia zmiany, warto wspomnieć również o ewentualnych zagrożeniach oraz sposobach na ich zniwelowanie.
- Pracownicy muszą zostać poinformowani o planowanych działaniach, jakie będą wiązały się z wprowadzaną zmianą. Powinny również zostać uwzględnione kluczowe zadania oraz harmonogram.
- Komunikacja zmiany w firmie powinna być przeprowadzona znacznie wcześniej niż planowane wdrażanie zmiany.
Organizacja potrzebuje liderów zmiany. Aby jej wdrażanie zakończyło się sukcesem, należy zaangażować w ten proces osoby, które będą głośno wyrażały opinię – będą ambasadorami zmiany. Dzięki temu zaangażowanie pracowników będzie znacznie większe. Nie będą oni wspierać zmiany tylko ze względu na swój obowiązek, lecz dlatego, że będą wierzyć w realne korzyści, jakie wówczas uzyskają. A jeśli potrzebujesz wsparcia w komunikacyjnym wprowadzeniu zmiany, napisz do nas.
Chcesz wiedzieć od czego zacząć? Jak określić grupę docelową i pisać językiem korzyści? Zostaw swój e-mail, a dostaniesz od nas świeże „Kompendium Wiedzy marketingu rekrutacyjnego – jak robić to dobrze”.
