Czy wyobrażamy sobie obecną pracę bez użycia maila, dostępu do SharePointa, czy warsztaty online bez teams? Omówmy narzędzia komunikacji wewnętrznej.
Digital i cyfryzacja na dobre zagościły w korporacjach.
Zwinne korzystanie z poszczególnych kanałów ułatwia pracę nad projektami. Ich dobór podnosi skuteczność komunikacji nie tylko wewnętrznej, ale też promuje wizerunek brandu w stronę przyszłych pracowników. Aby narzędzia komunikacji wewnętrznej były praktyczne oraz chętnie wybierane przez pracowników, warto zastanowić się jak dobrać je w obszarze naszej działalności.
Dlaczego warto zainwestować w narzędzia komunikacji wewnętrznej?
Po pierwsze, poszczególne rozwiązania w znacznym stopniu mogą automatyzować naszą pracę, co za tym idzie ułatwią realizację działań. Unifikacja poszczególnych mediów wewnętrznych po 2020 roku jest o tyle ważna, gdyż home office zmusił nas do przyjęcia nowych rozwiązań pozwalających utrzymać odpowiedni poziom łączności pomiędzy pracownikami a firmą. Nie chodzi tu tylko o spotkania i rozmowy wewnątrz teamów, a o przepływ informacji pomiędzy pracownikami ‘zdalnymi’ oraz tymi pracującymi stacjonarnie / terenowo.
Dowiedz się więcej o employer brandingu w modelu pracy hybrydowej.
Po drugie mamy tu też do czynienia z obiegiem dokumentów, oficjalnych komunikatów czy nawet onboardingiem. Działania komunikacyjne wpływają integrująco i mogą spajać wszystkie obszary strukturalne, co ma ogromne znaczenie w sprawnym funkcjonowaniu dużych organizacji.
Dochodzimy tu do wniosku, że całość komunikacji wewnętrznej skupia się na spójnej realizacji wizji firmy i wymianie doświadczeń pomiędzy pracownikami.
Jak w takim razie dobrać odpowiednie narzędzia komunikacji wewnętrznej?
Odpowiadając na powyższe pytanie skupmy się na tym ‘co?’ i ‘komu?’ chcemy przekazać.
# CO?
- Oficjalne komunikaty
- Taski codzienne
- Komunikacja kryzysowa
- Onboarding
- Dokumenty, whitepapers, ewaluacje
- Komunikacja zmian
- Warsztaty i mentoring
# KOMU?
- Team
- Management
- White / blue collars
- Wybrany dział
- Wszyscy lub wybrani pracownicy
Dzięki temu, możemy wybrać prawidłową ścieżkę i przydatne narzędzia. Warto zastanowić się też, czy jedno rozwiązanie jest wystarczające – w większości przypadków przydatne będzie przygotowanie kampanii multikanałowej.
Sharepoint – bezpieczne środowisko swobodnego przepływu informacji.
SharePoint, dzięki swojej modułowej budowie może być dostosowany do specyfiki funkcjonowania danej organizacji. Jeszcze kilka lat temu należał raczej do sieci zamkniętych, do których dostęp posiadały jedynie osoby mające połączenie z serwerem. Obecne rozwiązania są oparte o zasadę ‘chmury’, do której można zalogować się z każdego miejsca. Co więcej, umożliwia tworzenie odpowiednich struktur i poziomów, dzięki którym poszczególne osoby mają widoczność tylko do wybranych sekcji. Dodatkowo, moduły mogą być spersonalizowane do najbardziej wymagających oczekiwań – w większości przypadków znajdziemy gotowe sekcje do importu.
Co możemy tu stworzyć?
- aktualności i baza wiedzy,
- ankiety i sondy pracownicze,
- blog i forum wypowiedzi,
- kalendarz wydarzeń wewnętrznych oraz branżowych,
- dysk sieciowy na dokumenty i zdjęcia,
- profil pracownika, system godzinowy, delegacje, system premiowy,
- help desk i czat ze specjalistą.
To, z czego skorzystamy zależy od naszych potrzeb i preferencji, jednak obecnie dostępne opcje modularne dają nam dużą elastyczność na każdym etapie wdrożenia SharePointa. Być może będzie to świetne miejsce do którego warto przenieść wszystkie zasoby know&how Twojej firmy.
Sharepoint to też świetne miejsce do komunikacji zmian wewnętrznych – zobacz jak wygląda dla MASPEX!
Help desk – masz pytanie? Wiesz gdzie się zwrócić.
Systematyzacja zapytań i problemów w ramach jednej platformy umożliwia sprawne zarządzanie nimi. Statusowanie zgłoszeń daje nam pełny wgląd do tego, ‘co’ i ‘kto’ zgłasza, a także ‘kto’ i ‘jak’ rozwiązuje daną problematykę. W jednym miejscu posiadamy pełną dokumentację feedbackową, która umożliwia holistyczne spojrzenie na procesy. Co więcej zgłoszenia mogą napływać od pracowników lub działów, co ułatwia zachowanie anonimowości przy ewentualnych naruszeniach pojawiających się wewnątrz firmy.
- Help desk to nie tylko miejsce do składania ‘zażaleń’. Wprowadzając obsługę live ze specjalistą lub bootem, możemy wiele tematów rozwiązać od ręki. Co więcej, umożliwia to usprawnienie przepływu informacji o danym zagadnieniu oraz przyspieszy jego realizację.
Tu warto też pomyśleć o wprowadzeniu ‘bazy wiedzy’ lub Q&A. Zbierając archiwalne pytania wraz z ich rozwiązaniem w jednym miejscu możemy liczyć, że wiele ‘problemów’ rozwiąże się ‘automatycznie’. Zmniejsza to też czas obsługi zgłoszenia, gdyż w wielu przypadkach wystarczy przekierować pracownika do wskazanego miejsca, a nie podawać kolejny raz tego samego rozwiązania. Łącząc help desk z rozwiązaniem CRM możemy uzyskać ciekawą bazę wiedzy wraz systemem zgłoszeniowym, którego funkcjonowanie zautomatyzuje wiele działań w naszej organizacji.
Slack – biznesowy czat dla wymagających.
Klienci, przełożeni, współpracownicy a do tego, newslettery, powiadomienia, spam… Wszyscy piszą maile! Jak w takim razie realizować skuteczną komunikację wewnętrzną i operacyjną? Warto wprowadzić jeden komunikator live do wymiany wiadomości wewnątrz korporacji. Tu bardzo dobrze sprawdzi się Slack! Działa na zasadzie komunikatora, w którym możemy podzielić naszych rozmówców na pokoje, teamy i konwersacje indywidualne.
- Dzięki prywatnym SM jak np. Facebook czy Instagram pokochaliśmy takie komunikatory jak Messenger, Instagram Direct, Whatsapp. Dają szansę na szybką wymianę informacji pomiędzy naszymi znajomymi oraz utrzymanie relacji online.
- Tak samo działają komunikatory business! To dzięki formie czatu w którym możemy czuć się bardziej swobodnie, zapomnieć na chwilę o ‘literówkach’, czy napisać po prostu o co nam chodzi (bez oficjalnej formy), uważamy je jako bardziej przystępną formę komunikowania się ze współpracownikami niż wiadomości e-mail.
Dodatkowo, przenosząc się na slacka ograniczamy ilość wiadomości w skrzynce mailowej. Możemy usystematyzować je na formalne oraz te, między osobami z naszego teamu. Warto tu zaznaczyć, że rozwiązanie to sprawdzi się też do wideokonferencji a fakt, że możemy zainstalować aplikację na telefonie przyspieszy kontakt z innymi osobami. Slack jest też opcją wykorzystywaną przez środowiska IT, dzięki modułowi do dzielenia się kodem programistycznym.
Sprawdź też, jak przygotować angażującą komunikację za pomocą MMS którą przygotowaliśmy dla Santander Consumer Bank!
Yammer – czyli EBowe social media wewnętrzne.
Potencjał jaki niesie za sobą wprowadzenie Yammera do organizacji jest ogromny. Tu znowu odniesiemy się do naszych prywatnych SM, gdzie uwielbiamy dzielić się newsami z naszego życia. Podobnie wygląda to w biznesie, jednak tu niezbędna będzie strategia działania oraz profesjonalizm w publikacji. Dzięki rozwiązaniu Microsoft mamy do dyspozycji rozbudowane narzędzie komunikacji wewnętrznej w wydaniu social media.
- Moduł główny Yammera oparty jest o rozwiązanie wall, na którym wyświetlane są wszystkie treści od osób, grup, oraz teamów które obserwujemy. Dostęp do danego walla mają tylko zaproszone osoby, dlatego narzędzie to idealnie sprawdzi się jako nośnik informacji projektowej lub wewnątrz firmowej.
- Ważne, aby komunikacja była realizowana w sposób spójny z innymi kanałami, dlatego warto też zainwestować w identyfikację wizualną, która będzie podkreślała wizerunek firmy oraz wzmacniała rozpoznawalność wśród pracowników.
Jako organizacja możemy też kreować linię komunikacyjną w różnych aspektach, poprzez publikację wpisów, udostępnienia raportów, czy shareowanie artykułów, które warto przeczytać. Moduł, który nam w tym pomoże to możliwość przesyłania plików i dokumentów niezbędnych do organizacji pracy każdej osoby oraz całych teamów.
Zapraszamy do case study SGS GBS, z którego dowiesz się jak przygotowaliśmy komunikację na Yammer!
Asana – komunikacja procesów i postępów wewnętrznych.
Realizacje projektów wieloetapowych niosą za sobą ryzyko pominięcia procesów lub działań. Szczególnie gdy tworzone są przez wielu pracowników lub przez różne działy. Aby tego uniknąć wprowadza się różne metody ich realizacji (waterfall, agile), jednak zawsze musimy mieć przestrzeń do planowania. Tu z pomocą przychodzi Asana. Dzięki temu narzędziu możemy monitorować postępy prac na projektem, zadaniem lub codziennymi realizacjami.
- Do wyboru mamy kilka opcji przedstawienia prac projektowych, w tym tablica kanbanowa, oś czasu czy podział projektowy. Ułatwia to przypisanie poszczególnych prac do danych specjalistów.
Co więcej, możemy traktować Asanę jako codzienną ‘przypominajkę’ o spotkaniach, mailach do wysłania, czy potrzebie przygotowania raportu. Sprawdzi się w każdej organizacji: IT, księgowości, kończąc na HR czy marketingu. W zasadzie, w mniejszym lub większym stopniu każda firma realizuje założenia które oferuje Asana, jednak to dzięki niej, każdy pracownik ma transparentną informację ‘co’ i ‘kiedy’ powinno być wykonane, a management klarowny feedback czy postęp prac jest satysfakcjonujący.
LinkedIn – społeczność, która tworzy Twoją markę.
Co jest największą wartością firmy?
Zaangażowani pracownicy i partnerzy biznesowi! Tylko jak wykorzystać właśnie ich potencjał do budowania marki pracodawcy? Odpowiedź na to pytanie znajdziemy na LinkedIn! Dzięki temu narzędziu, możemy nawiązać relacje biznesowo-zawodowe z naszymi pracownikami czy kontrahentami tworząc społeczność wokół firmy czy brandu.
- Jest to obszar w którym możemy zaprezentować nasze osiągnięcia, wyniki, raporty czy akcje w których firma bierze udział. Czy to wszystko? NIE! Otóż, tak jak wspomnieliśmy LinkedIn to przede wszystkim społeczność która obecnie liczy ponad 774 miliony użytkowników (źródło), dlatego to właśnie osoby które wchodzą w relacje z Twoją firmą są największą wartością.
- Najnowsze algorytmy wprowadzone do platformy opierają się właśnie o interakcje. Gdy posiadamy ich wystarczająco dużo możemy liczyć, że wybijemy się ponad konkurencję i zaprezentujemy firmę jako godną zaufania.
LinkedIn w szczególności zagościł w działaniach employer brandingowych i HRach. Co więcej, firmy które posiadają tu profil budują renomę swojej marki, produktów czy usług. W końcu najlepszy testimonial to ten, który jest imienny, a w przypadku LinkedIn będzie to oznaczenie np. autora recenzji.
Zobacz, jak prowadzimy profil LinkedIn dla Porsche Inter Auto Polska!
Chcesz wiedzieć od czego zacząć? Jak określić grupę docelową i pisać językiem korzyści? Zostaw swój e-mail, a dostaniesz od nas świeże „Kompendium Wiedzy marketingu rekrutacyjnego – jak robić to dobrze”.
